Tag: پنج دلیل
-
- Posted by ENoohi
- 15 April 2023
- اخبار
مدیریت الکترونیکی بایگانی ها تا حدی به دلیل سقوط سیستم‌های بایگانی مبتنی بر کاغذ، و همچنین به دلیل کارایی بالاتری که با سیستم‌های مدیریت الکترونیکی جامع تجربه می‌شود به سرعت در حال محبوب‌تر شدن است.
در این مقاله برخی از راه‌های کلیدی وجود دارد که نشان می دهد بایگانی های الکترونیکی زمانیکه به درستی مدیریت شوند، می‌توانند شما را در شغل خود برجسته کنند، به خصوص اگر یک مدیر منابع انسانی یا مدیر مجموعه ای از افراد باشید.
آنها در وقت شما صرفه جویی می کنند
مدیریت بایگانی ها مبتنی بر کاغذ یک کار وقت گیر است. شما به کارکنانی نیاز دارید که مدیریت بایگانی ها ، از جمله ایجاد پرونده ، تشکیل پرونده، مکان یابی و به روز رسانی اسناد را به طور منظم انجام دهند. بایگانی های الکترونیکی به کاهش زمان مدیریت مورد نیاز کمک می کند، و به شما امکان می دهد بر روی چیزهای مهم تر در کارتان تمرکز کنید.
آنها مدیریت کارکنان را بهبود می بخشند
مدیریت بایگانی ها بصورت تخصصی یک عامل کلیدی کمک کننده به مدیریت موثر کارکنان است. بایگانی های کافی، معیارها و جدول زمانی مهم کارکنان را نشان می دهد، مانند بررسی عملکرد، انتظارات بهره وری، گواهینامه های مجدد، بررسی حقوق و دستمزد و موارد دیگر. هنگامیکه این موارد در جایی متمرکز هستند، مدیران بهتر می توانند از این اطلاعات برای اطلاع رسانی تصمیمات موثر بر کارکنان استفاده کنند.
آنها انطباق مقررات را بهبود می بخشند
سیستم های مدیریت بایگانی به روش الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مربوط به کارکنان دقیق و ایمن است. این به کاهش خطر در هنگام استفاده نادرست از اطلاعات، ایجاد محدودیت‌ها و کنترل‌های دسترسی و پیروی از قوانین ایالتی و فدرال کمک میکند. برای مدیران منابع انسانی و افراد، هرچه آمادگی بیشتری برای رعایت قوانین و مقررات داشته باشید، خطر کمتری برای نقض قوانین دارید و سازمان شما در برابر عواقب قانونی محافظت بیشتری دارد.
آنها به شناسایی مسائل کمک می کنند
همانند بهبود مدیریت کارکنان، استفاده از سیستم مدیریت بایگانی ها به روش الکترونیکی می تواند به شما کمک کند تا از اسناد بعنوان یک چارچوب مرجع برای شناسایی مسائل استفاده کنید. این موارد می تواند شامل مواردی مانند جبران بیش از حد، تغییرات در عملکرد کارکنان و موارد دیگر باشد. هنگامیکه معیارهای مربوط به کارمندان را به طور مؤثر پیگیری می کنید، می توانید مشکلات را شناسایی کرده و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهید.
آنها شما را از شر کوه های کاغذی خلاص می کنند
بایگانی های کاغذی یک مشکل بسیار واضح را نشان می دهد: آنها فضای ارزشمندی را اشغال می کنند. علاوه بر این، نگهداری آنها بسیار پرهزینه است (مثلاً در نظر بگیرید که پر کردن کمد بایگانی چهار در به طور متوسط 25000 دلار هزینه دارد). جایگزین کردن بایگانی الکترونیکی نه تنها به شما در صرفه جویی در فضا، بلکه در هزینه نیز کمک می کند. گذشته ازآن، مزایای زیست محیطی ناشی از کاهش مصرف کاغذ را فراموش نکنید!
مدیریت الکترونیکی بایگانی ها، در حالیکه ممکن است به اندازه سایر عملکردهای کسب و کار از اولویت بالایی برخوردار نباشد، اما می تواند اثرات واقعی و قابل اثباتی داشته باشد که توانایی شما را برای برتری در شغلتان بهبود می بخشد.
#بایگانی الکترونیکی
